Introduction

La déclaration de protection de la vie privée de Nanosonics s’applique aux données personnelles des clients qui sont collectées ou utilisées par Nanosonics ou ses filiales (« nous », « notre » ou « nos »). Nous apprécions l’intérêt que vous portez à notre société, nos produits et nos services en consultant nos sites Web (www.nanosonics.fr / www.nanosonics.eu / www.nanosonics.co.uk) ou les canaux de communication connexes, y compris, sans que cela ne soit exhaustif, réseaux sociaux, clubs de fidélité et blogs. Cette déclaration de protection de la vie privée s’applique à toutes les données personnelles que nous recueillons lorsque vous consultez nos sites Web, utilisez les produits ou services proposés par Nanosonics, achetez nos produits ou services, vous abonnez à nos lettres d’information, contactez le service clients ou interagissez avec nous en tant que client professionnel, fournisseur ou partenaire commercial, etc. Cette déclaration de protection de la vie privée décrit pourquoi et comment nous collectons et utilisons les données personnelles et donne des informations sur les droits des personnes concernées.

Il est possible que nous utilisions les données personnelles qui nous sont fournies à l’une des fins décrites dans cette déclaration de protection de la vie privée ou comme indiqué par ailleurs au moment de la collecte. Une donnée personnelle correspond à toute information relative à une personne identifiée ou identifiable. Nanosonics procède au traitement des données personnelles à de nombreuses fins et la méthode de collecte, les fondements légaux du traitement, l’utilisation, la divulgation et les durées de conservation propres à chaque objectif peuvent varier.
Lors de la collecte et de l’utilisation de données personnelles, notre politique consiste à être transparents sur les raisons et les méthodes du traitement des données personnelles.

Contacts commerciaux

Collecte des données personnelles
Nanosonics procède au traitement des données personnelles des contacts (clients de Nanosonics existants et potentiels et/ou personnes y étant associées) à l’aide d’un système de gestion de la relation client (« CRM de Nanosonics »). Le recueil des données personnelles des contacts et leur ajout au CRM de Nanosonics sont initiés par un utilisateur de Nanosonics et peuvent inclure le nom, le nom de l’employeur, la fonction du contact, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail et d’autres détails de contact. En outre, le CRM de Nanosonics peut éventuellement collecter des données à partir des systèmes de messagerie (noms de l’expéditeur et du destinataire, date et heure) et de calendrier (nom de l’organisateur, nom du participant, date et heure de l’événement) de Nanosonics concernant les interactions entre les utilisateurs et les contacts de Nanosonics ou des tiers.

Utilisation des données personnelles
Les données personnelles liées aux contacts commerciaux peuvent être visibles et utilisées par les utilisateurs de Nanosonics afin d’en savoir plus sur un compte, un client ou une opportunité intéressante, et être utilisées aux fins suivantes :

• Administrer, gérer et développer nos produits et nos services ;
• Communiquer des informations nous concernant et concernant nos produits et services ;
• Mettre les coordonnées à disposition des utilisateurs de Nanosonics ;
• Identifier les clients/contacts ayant des besoins similaires ;
• Décrire la nature de la relation d’un contact avec Nanosonics ;
• Procéder à des mesures analytiques, notamment obtenir des indicateurs pour Nanosonics tels que tendances, cartes relationnelles, intelligence commerciale et évolution par rapport aux objectifs commerciaux.

En aucun cas Nanosonics ne vend ou ne communique les données personnelles présentes dans le CRM de Nanosonics à des tiers, dans le but de leur permettre de commercialiser leurs produits et services, sans l’autorisation des personnes concernées.

Conservation des données
Les données personnelles seront conservées dans le CRM de Nanosonics aussi longtemps que nécessaire aux fins susmentionnées (p. ex. aussi longtemps que nous maintenons une relation avec un contact commercial et que nous devons en conserver une trace).

Clients

Collecte des données personnelles
Notre politique consiste à ne recueillir que les données personnelles indispensables aux fins convenues et nous demandons à nos clients de ne partager ces données que lorsque cela est strictement indispensable à ces fins.

Lorsque nous devons procéder au traitement de données personnelles pour la fourniture de services, nous demandons à nos clients de communiquer aux personnes concernées les informations requises quant à ce traitement. Nos clients peuvent utiliser les rubriques correspondantes de cette déclaration de protection de la vie privée ou renvoyer les personnes concernées vers cette déclaration s’ils considèrent que cela est approprié.

Utilisation des données personnelles
Nous utilisons les données personnelles aux fins suivantes :

Fournir une assistance à la clientèle
Nous proposons une assistance à la clientèle, entre autres des formations et des services techniques. Certains de nos services nécessitent que nous traitions les données personnelles afin d’apporter des conseils et de fournir des livrables.

• Administrer, gérer et développer nos activités et services
Nous procédons au traitement des données personnelles afin de mener nos activités à bien, notamment :

– Gérer nos relations avec les clients ;
– Développer nos activités et services (identifier les besoins de nos clients et les améliorations à apporter à la prestation de services notamment) ;
– Gérer et utiliser les systèmes informatiques ;
– Accueillir des événements ou en faciliter l’accueil ; et
– Administrer et gérer notre site Web ainsi que les systèmes et applications.

Activités liées à la sécurité, à la qualité et à la gestion du risque
Nous avons mis en place des mesures de sécurité pour protéger nos informations et celles de nos clients (y compris données personnelles), ce qui implique de détecter les menaces de sécurité, de mener l’enquête et de les résoudre. Il est possible que les données personnelles soient traitées dans le cadre de la surveillance de la sécurité dans laquelle nous sommes engagés, par exemple, balayages automatisés pour identifier les e-mails dommageables. Nous sommes susceptibles de surveiller les services fournis aux clients à des fins de qualité, ce qui peut impliquer le traitement des données personnelles conservées dans le dossier client correspondant.

• Communiquer à nos clients des informations sur notre société et notre gamme de produits et services
Sauf s’il nous est demandé de ne pas les utiliser, nous utilisons les coordonnées professionnelles de nos clients pour leur communiquer des informations susceptibles de les intéresser sur notre société et nos services. Il peut notamment s’agir de faits nouveaux ou d’éclairages sur le secteur, d’autres services éventuellement intéressants et d’invitations à des événements.

• Se conformer à toute exigence législative, réglementaire ou d’un organisme professionnel dont nous sommes membres
Comme tout prestataire de services, nous sommes soumis à des obligations légales, réglementaires et professionnelles. Nous devons conserver certains dossiers pour démontrer que nos services sont fournis dans le respect de ces obligations et ces dossiers sont susceptibles de contenir des données personnelles.

• Nous cherchons constamment des moyens d’aider nos clients et d’améliorer nos activités et nos services. Lorsque cela a été convenu avec nos clients, il est possible que nous utilisions les informations que nous recevons dans le cadre des prestations de services à d’autres fins légales, notamment analyse pour mieux comprendre un problème, une industrie ou un secteur particulier, apporter des éclairages à nos clients, améliorer nos activités, nos prestations de services et nos offres et développer de nouveaux produits et services Nanosonics. Dans la mesure où les informations que nous recevons dans le cadre de la fourniture de services professionnels contiennent des données personnelles, nous anonymiserons ces informations avant leur utilisation.

Conservation des données
Nous conservons les données personnelles traitées par nos soins aussi longtemps que cela est considéré nécessaire pour l’objectif pour lequel elles ont été recueillies (y compris comme requis par la loi ou la réglementation en vigueur).
En l’absence d’exigences légales, réglementaires ou contractuelles spécifiques, notre période de conservation de base pour les dossiers et autres preuves documentaires créés dans le cadre de la prestation de services est de sept (7) ans.

Personnes dont nous obtenons des données personnelles en relation avec la fourniture de services à nos clients

Collecte de données personnelles
Notre politique consiste à ne recueillir que les données personnelles indispensables aux fins convenues et nous demandons à nos clients de ne partager ces données que lorsque cela est strictement indispensable à ces fins.
Lorsque nous devons procéder au traitement de données personnelles pour la fourniture de produits et services, nous demandons à nos clients de communiquer aux personnes concernées les informations requises quant à ce traitement.
Nous collectons et utilisons les coordonnées pour nos clients afin de gérer et maintenir notre relation avec ces personnes concernées. Veuillez consulter la rubrique Contacts commerciaux de cette déclaration de protection de la vie privée pour de plus amples informations sur notre traitement de ce type de données.

Utilisation des données personnelles
Nous utilisons les données personnelles aux fins suivantes :

• Fournir une assistance à la clientèle
Nous proposons une assistance à la clientèle, entre autres des formations et des services techniques. Certains de nos services peuvent nécessiter que nous traitions les données personnelles afin d’apporter des conseils et de fournir des livrables.

• Administrer, gérer et développer nos activités et services
Nous procédons au traitement des données personnelles afin de mener nos activités à bien, notamment :

– Gérer nos relations avec les clients ;
– Développer nos activités et services (identifier les besoins de nos clients et les améliorations à apporter à la prestation de services notamment) ;
– Gérer et utiliser les systèmes informatiques ;
– Accueillir des événements ou en faciliter l’accueil ; et
– Administrer et gérer notre site Web ainsi que les systèmes et applications.

• Activités liées à la sécurité, à la qualité et à la gestion du risque
Nous avons mis en place des mesures de sécurité pour protéger nos informations et celles de nos clients (y compris données personnelles), ce qui implique de détecter les menaces de sécurité, de mener l’enquête et de les résoudre. Il est possible que les données personnelles soient traitées dans le cadre de la surveillance de la sécurité dans laquelle nous sommes engagés, par exemple, balayages automatisés pour identifier les e-mails dommageables. Nous sommes susceptibles de surveiller les services fournis aux clients à des fins de qualité, ce qui peut impliquer le traitement des données personnelles conservées dans le dossier client correspondant. Nous sommes dotés de politiques et de procédures visant à surveiller la qualité de nos services et à gérer les risques en relation avec les contrats passés avec nos clients.

• Communiquer à nos clients des informations sur notre société et notre gamme de produits et services
Sauf s’il nous est demandé de ne pas les utiliser, nous utilisons les coordonnées professionnelles de nos clients pour leur communiquer des informations susceptibles de les intéresser sur notre société et nos services. Il peut notamment s’agir de faits nouveaux ou d’éclairages sur le secteur, d’autres services éventuellement intéressants et d’invitations à des événements.

• Se conformer à toute exigence législative, réglementaire ou d’un organisme professionnel dont nous sommes membres
Comme tout prestataire de services, nous sommes soumis à des obligations légales, réglementaires et professionnelles. Nous devons conserver certains dossiers pour démontrer que nos services sont fournis dans le respect de ces obligations et ces dossiers sont susceptibles de contenir des données personnelles.

• Nous cherchons constamment des moyens d’aider nos clients et d’améliorer nos activités et nos services. Lorsque cela a été convenu avec nos clients, il est possible que nous utilisions les informations que nous recevons dans le cadre des prestations de services à d’autres fins légales, notamment analyse pour mieux comprendre un problème, une industrie ou un secteur particulier, apporter des éclairages à nos clients, améliorer nos activités, nos prestations de services et nos offres et développer de nouveaux produits et services Nanosonics. Dans la mesure où les informations que nous recevons dans le cadre de la fourniture de services professionnels contiennent des données personnelles, nous anonymiserons ces informations avant leur utilisation.

Conservation des données
Nous conservons les données personnelles traitées par nos soins aussi longtemps que cela est considéré nécessaire pour l’objectif pour lequel elles ont été recueillies (y compris comme requis par la loi ou la réglementation en vigueur).
En l’absence d’exigences légales, réglementaires ou contractuelles spécifiques, notre période de conservation de base pour les dossiers et autres preuves documentaires créés dans le cadre de la prestation de services est de sept (7) ans.

Personnes qui nous contactent directement

Nous collectons les données personnelles lorsqu’une personne nous contacte quant à une question, une réclamation, un commentaire ou un retour d’information (notamment nom, coordonnées et teneur de la communication). Dans ce cas, la personne a la maîtrise des données personnelles qu’elle nous communique et nous n’utiliserons ces données qu’aux fins de répondre à la communication.

Personnel
Il est possible que nous recueillions des données personnelles concernant notre propre personnel dans le cadre de l’administration, de la gestion et de la promotion de nos activités. Le personnel doit se rapprocher du service juridique pour toute information concernant les raisons et les méthodes de collecte et de traitement des données personnelles.

Recrutement
Lorsqu’ils soumettent leur candidature en ligne pour un poste chez Nanosonics via la page Carrières du site Web de Nanosonics, les postulants doivent se reporter aux informations mises à leur disposition concernant les raisons et les méthodes de collecte et de traitement des données personnelles.

Visiteurs sur notre site Web

Collecte des données personnelles
Les visiteurs sur nos sites Web ont généralement la maîtrise des données personnelles qu’ils nous communiquent. Il est possible que nous enregistrions automatiquement des données personnelles limitées via l’utilisation de cookies sur notre site Web. Veuillez consulter la rubrique Cookies pour obtenir plus de renseignements.

Nous recevons des données personnelles, telles que nom, fonction, adresse de la société, adresse e-mail et numéros de téléphone et de télécopie, de la part des visiteurs sur nos sites Web, par exemple lorsqu’une personne s’abonne à des mises à jour.

Les visiteurs peuvent aussi nous envoyer un e-mail via le site Web. Leurs messages contiendront le nom à l’écran de l’utilisateur et son adresse e-mail, ainsi que toute information supplémentaire que l’utilisateur souhaite inclure dans le message.
Nous vous demandons de ne pas nous communiquer d’informations sensibles (telles que race ou origine ethnique, opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques, appartenance à des syndicats professionnels, état de santé physique ou mental, données génétiques, données biométriques, vie ou orientation sexuelle et casier judiciaire) lorsque vous utilisez notre site Web. Si vous faites le choix de nous communiquer des informations sensibles pour quelque raison que ce soit, cela implique explicitement que vous acceptez que nous recueillions et utilisions ces informations des façons décrites dans cette déclaration de protection de la vie privée ou comme décrit au stade où vous choisissez de divulguer ces informations.

Cookies
Nous utilisons de petits fichiers texte appelés « cookies » qui sont placés sur vos disques durs pour aider à personnaliser et à enrichir votre expérience de navigation en affichant le contenu le plus susceptible d’être pertinent et intéressant pour vous. L’utilisation de cookies est aujourd’hui une procédure standard pour la plupart des sites. Cependant, si vous n’êtes pas à l’aise avec l’utilisation de cookies, la plupart des navigateurs permettent désormais de les refuser. Vous devez accepter les cookies pour pouvoir vous enregistrer sur notre site Web. Il est possible que vous constatiez que d’autres fonctionnalités du site Web sont altérées si vous désactivez les cookies. Une fois la consultation de notre site terminée, vous pouvez toujours supprimer le cookie de votre système si vous le souhaitez.
Vous trouverez davantage de détails sur notre utilisation des cookies sur notre page relative aux cookies.

Utilisation des données personnelles
Lorsqu’un visiteur nous communique des données personnelles, nous les utiliserons aux fins auxquelles elles nous ont été fournies comme indiqué au moment de la collecte (ou tel que cela semble évident au vu du contexte de la collecte). Les données personnelles sont généralement recueillies pour :

• S’abonner aux mises à jour ;
• Demander des informations complémentaires ;
• Diffuser les documents de référence demandés ;
• Soumettre un curriculum vitæ ;
• Surveiller et faire respecter la conformité avec les conditions d’utilisation de notre site Web ;
• Administrer et gérer notre site Web, y compris confirmer et authentifier l’identité et éviter tout accès non autorisé aux zones restreintes, au contenu avancé ou à d’autres services limités aux utilisateurs inscrits ; et
• Agréger les données pour l’analytique et les améliorations des sites Web.

À moins qu’il nous soit demandé de ne pas le faire, il est possible que nous utilisions vos données pour vous transmettre des informations sur les produits, les services et les événements de Nanosonics, ainsi que d’autres informations qui pourraient vous intéresser. Si les visiteurs choisissent ultérieurement de se désabonner d’une liste de diffusion ou d’un abonnement quelconque, nous fournissons pour cela les instructions sur la page Web appropriée ou dans notre communication à la personne concernée ou celle-ci peut nous contacter par e-mail à l’adresse data.protection@nanosonics.fr

Nos sites Web ne collectent ou ne compilent pas de données personnelles pour distribution ou commercialisation à des tiers à des fins de marketing destiné aux consommateurs ou de publipostage pour le compte de tiers. Au cas où ces informations pourraient être communiquées à une partie qui n’est pas une société Nanosonics, il sera au préalable demandé au visiteur de donner son accord.

Conservation des données
Les données personnelles recueillies via nos sites Web seront conservées par nos soins aussi longtemps que nécessaire (p. ex. aussi longtemps que nous sommes en relation avec la personne concernée).

Sécurité
Nous prenons très au sérieux la sécurité de toutes les données que nous détenons. Nous disposons d’un ensemble de politiques, procédures et formations couvrant la protection, la confidentialité et la sécurité des données et passons régulièrement en revue l’adéquation des mesures en place pour préserver la sécurité des données que nous détenons.

Quand et comment partageons-nous les données personnelles et les lieux de traitement ?
Nous ne partageons les données personnelles avec des tiers que lorsque nous sommes juridiquement autorisés à le faire. Lorsque nous partageons des données avec des tiers, nous mettons en place des dispositions contractuelles et des mécanismes de sécurité pour protéger les données et nous conformer à nos normes de protection, de confidentialité et de sécurité des données.
Nous faisons partie d’une organisation mondiale et conjointement avec les autres sociétés, nous faisons appel à des tiers basés dans d’autres pays pour nous aider à mener nos activités à bien. Les données personnelles sont donc susceptibles d’être envoyées en dehors des pays où nos clients et nous-mêmes sommes situés. Cela inclut des pays situés en dehors de l’Union européenne (« UE ») et des pays qui ne disposent pas d’une législation fournissant une protection spécifique des données personnelles. Nous avons pris des mesures pour veiller à ce que l’ensemble des données personnelles soient dotées d’une protection adéquate et que l’ensemble des transferts de données personnelles en dehors de l’UE soient effectuées de manière légale. Lorsque nous transférons les données personnelles en dehors de l’UE vers un pays qui n’est pas considéré par la Commission européenne comme fournissant un niveau de protection adéquat pour les données personnelles, les transferts seront effectués dans le cadre d’un accord qui couvre les exigences de l’UE pour tout transfert de données personnelles en dehors de l’UE, telles que les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne. Les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne sont disponibles ici. Les données personnelles en notre possession peuvent être transférées à :

D’autres sociétés Nanosonics
Pour les détails de nos sociétés situées partout dans le monde, cliquez ici. Il est possible que nous partagions les données personnelles avec d’autres sociétés Nanosonics lorsque cela est nécessaire pour des raisons administratives et pour la fourniture de services à nos clients (p. ex. lorsque nous fournissons des services impliquant des conseils de sociétés Nanosonics situées dans différents territoires). Nos contacts commerciaux sont visibles et utilisés par Nanosonics pour en savoir plus sur un contact, un client ou une opportunité intéressante (veuillez consulter la rubrique Contacts commerciaux de cette déclaration de protection de la vie privée pour de plus amples informations sur notre traitement de ce type de données).

Des organisations tierces qui nous fournissent des applications/fonctionnalités ou des services de traitement de données ou informatiques
Nous faisons appel à des tiers pour nous aider dans nos prestations et nous aider à fournir, exploiter et gérer nos systèmes informatiques internes. Il s’agit par exemple de fournisseurs de technologies de l’information, de fournisseurs de logiciels basés dans le Cloud en tant que service, ainsi que de services de gestion de l’identité, d’hébergement et de gestion de sites Web et d’analyse, de sauvegarde, de sécurité et de stockage des données. Les serveurs alimentant et facilitant cette infrastructure dans le Cloud se trouvent dans des centres de données sécurisés partout dans le monde et les données personnelles peuvent être conservées dans n’importe lequel d’entre eux où cela est requis pour fournir biens et services.

Aux organisations tierces qui nous assistent par ailleurs dans la fourniture des biens, des services ou de l’information

• Aux agences de mise en application de la loi ou gouvernementales et réglementaires autres ou à d’autres tierces parties comme requis par la législation ou la réglementation applicable, et conformément à celle-ci
Il est possible que nous recevions occasionnellement des demandes de la part de tiers habilités à obtenir la divulgation de données personnelles, notamment afin de vérifier que nous respectons la législation et la réglementation applicables. Nous ne satisferons aux demandes de divulgation de données personnelles que lorsque nous sommes autorisés à le faire conformément à la législation ou la réglementation applicable.

Changements apportés à cette déclaration de protection de la vie privée
Nous reconnaissons que la transparence est une responsabilité permanente ; nous passerons donc régulièrement en revue cette déclaration de protection de la vie privée. La dernière mise à jour de cette déclaration de protection de la vie privée date du 15 mai 2018.

Contrôleur des données et coordonnées
Le contrôleur des données est Nanosonics France, 16, allée des Longs Réages, 91190, Gif sur Yvette. France, T : 06.40.96.81.79 aux fins de fournir des services ou d’en bénéficier.

Si vous avez des questions sur cette déclaration de protection de la vie privée ou sur la façon dont nous procédons au traitement des données personnelles, veuillez nous contacter à :

Nanosonics France
16 allée des Longs Réages
91190, Gif sur Yvette
France
T : 06.40.96.81.79
E: Email data.protection@nanosonics.fr

Droits des personnes concernées et moyen de les exercer
Les personnes concernées ont certains droits sur leurs données personnelles et il incombe aux contrôleurs de données de satisfaire à ces droits. Lorsque nous décidons des raisons et des méthodes de traitement des données personnelles, nous sommes un contrôleur de données et incluons des informations complémentaires sur les droits ci-après auxquels les personnes peuvent prétendre et comment elles peuvent les exercer.

Accès aux données personnelles
Vous disposez d’un droit d’accès aux données personnelles en notre possession en tant que contrôleur de données. Ce droit peut être exercé en nous envoyant un e-mail à l’adresse data.protection@nanosonics.fr. Cette demande d’accès est susceptible d’être payante, conformément à la législation en vigueur. Nous nous efforçons de répondre à toute demande d’information dans les meilleurs délais et, dans tous les cas, dans les délais obligatoires sur le plan légal, soit actuellement quarante (40) jours.

Modification des données personnelles
Pour mettre à jour les données personnelles que vous nous avez soumises, vous pouvez nous envoyer un e-mail à data.protection@nanosonics.fr ou, le cas échéant, nous contacter via la page d’inscription du site Web correspondant ou modifier vos données personnelles conservées dans les applications ayant servi à votre inscription. Lorsque cela est possible d’un point de vue pratique, dès lors que nous sommes informés que les données personnelles traitées par nos soins ne sont plus exactes, nous les corrigeons (le cas échéant) sur la base des informations mises à jour.

Retrait du consentement
Lorsque nous procédons au traitement des données personnelles sur la base de l’autorisation des personnes concernées, celles-ci ont à tout moment le droit de retirer leur consentement. Pour annuler l’autorisation de traitement de vos données personnelles, veuillez nous envoyer un e-mail à data.protection@nanosonics.fr ou, pour cesser de recevoir un e-mail d’une liste de marketing de Nanosonics, cliquez sur le lien de désabonnement dans l’e-mail correspondant reçu de notre part.

Autres droits des personnes concernées
Cette déclaration de protection de la vie privée est destinée à fournir des informations sur les données personnelles que nous collectons et leur utilisation. Outre les droits d’accès et de modification susmentionnés, les personnes peuvent avoir d’autres droits en relation avec les données personnelles en notre possession, comme le droit d’effacement/suppression, le droit de limiter le traitement des données personnelles ou de s’y opposer et le droit de portabilité des données. Certains de ces droits ne seront valables qu’à partir du 25 mai 2018.
Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, veuillez envoyer un e-mail à data.protection@nanosonics.fr.

Réclamations
Nous espérons que vous n’aurez jamais à le faire mais si vous souhaitez faire une réclamation sur notre utilisation des données personnelles, veuillez envoyer un e-mail avec les détails de votre réclamation à l’adresse data.protection@nanosonics.fr. Nous examinons toutes les réclamations que nous recevons et y répondons. Vous avez aussi le droit de porter plainte auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (« CNIL ») (régulateur de la protection des données en France). Pour de plus amples informations sur vos droits et sur le dépôt d’une plainte auprès de la CNIL, veuillez consulter le site Web de la CNIL.